Persondatapolitik
KUNDER OG BRUGERE AF VORES TJENESTER
- GENERELT
1.1 Denne politik om behandling af personoplysninger ("Persondatapolitik") beskriver, hvorledes Aarstiderne A/S ("Aarstiderne", "os", "vores", "vi") behandler oplysninger om dig.
1.1.1 Begrebet behandling omfatter efter Databeskyttelsesforordningen enhver håndtering af personoplysninger, herunder indsamling, registrering, organisering, systematisering, opbevaring, tilpasning eller ændring, genfinding, søgning, brug, videregivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, sammenstilling eller samkøring, begrænsning, sletning eller tilintetgørelse.
1.2 Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, som du afgiver til os, eller som vi indsamler via Aarstidernes hjemmeside, www.aarstiderne.com ("Hjemmesiden"), og vores app Aarstiderne – Økologisk mad ("App") (Hjemmesiden og App tilsammen "vores Tjenester").
1.3 Aarstiderne er dataansvarlig for dine personoplysninger. Al henvendelse til Aarstiderne kan ske via kontaktoplysningerne anført under pkt. 7.
- PERSONOPLYSNINGER, VI INDSAMLER, SAMT FORMÅL OG RETSGRUNDLAG FOR BEHANDLINGEN
2.1 Besøg og brug af Aarstidernes Tjenester
Når du besøger og bruger vores Tjenester, indsamler vi automatisk oplysninger om dig og din brug af Tjenesterne, fx om hvilken type browser du bruger, hvilke søgetermer du bruger på Hjemmesiden, hvilke sider du besøger, din IP-adresse, herunder din netværkslokation, og informationer om din computer og telefon eller anden enhed som du bruger til at tilgå vores Tjenester. Vi gør brug af cookies og andre teknologier i visse områder af vores Tjenester. Du kan se mere om vores brug af cookies m.m. i vores Cookiepolitik.
2.1.1 Formålet er at optimere brugeroplevelsen, herunder Tjenesternes funktion, samt foretage målrettet markedsføring, herunder retargeting via Facebook og Google. Denne behandling af oplysninger er nødvendig for, at vi kan varetage vores interesser i at forbedre Tjenesterne samt vise dig relevant indhold og tilbud.
2.1.2 Retsgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra f, idet vi ved en afvejning af vores interesser har fundet, at den beskrevne behandling ikke krænker dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
2.2 Køb af produkt eller service
Når du køber et produkt eller en service – med eller uden abonnementsoprettelse – indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver, fx navn, adresse, e-mail, telefonnummer, betalingsmåde, købs- og interaktionshistorik, samt oplysning om den IP-adresse, hvorfra bestilling er foretaget. Kortoplysninger bliver gemt til dine fremtidige køb.
2.2.1 Formålet er, at vi kan levere de produkter, du har bestilt, og i øvrigt opfylde vores aftale med dig. Oplysninger om dine køb kan vi også behandle for at overholde lovkrav, herunder til bogføring og regnskab. Ved køb indsamles IP-adressen for at varetage vores interesse i at kunne forhindre svig. Kortoplysninger opbevares til fremtidige køb for at kunne levere produkter på abonnement. Du kan altid fjerne kortoplysningerne fra din profil efter dit køb, hvis du ikke ønsker at have dem gemt.
2.2.2 Retsgrundlaget for behandlingen er at kunne opfylde aftalen og levere de produkter, der er købt, jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra b, opfyldelse af lovkrav, jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra c samt vores legitime interesse i at levere produkter på abonnement samt at forhindre svig, jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra f.
2.3 Nyhedsbrev
Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, behandler vi oplysning om dit navn, din e-mail og dit telefonnummer. Vi sender en mail til dig umiddelbart efter din tilmelding for at sikre, at det er dig, der har tilmeldt dig nyhedsbrevet samt registrerer dit samtykke til at modtage elektronisk markedsføring. Vi behandler de øvrige oplysninger, jf. pkt. 2.1 og 2.2, til at målrette vores elektroniske markedsføring til dig, så vi kan vise dig nyheder og tilbud, der passer til dine interesser. Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage, og herefter vil vi ikke sende nyhedsbrev til dig.
2.3.1 Formålet er at sende e-mails til de tilmeldte og foretage målrettet markedsføring til dig. Hvis du afmelder nyhedsbrevet gemmer vi dit nu tidligere samtykke i op til 2,5 år efter, det senest er anvendt.
2.3.2 Retsgrundlaget for behandlingen er dit aktive samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a. Retsgrundlaget for at opbevare dit samtykke i 2 år, efter du har trukket det tilbage, er for at overholde spamforbuddet, jf. Forbrugerombudsmandens vejledning om spamforbud, afsnit 11.3. Retsgrundlaget for at opbevare dit samtykke i 6 måneder efter spamforbuddets udløb er vores legitime interesse i at foretage generel statistik, jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra f.
2.4 Når du henvender dig til Aarstiderne
Når du kommunikerer med os på vores Tjenester eller på telefon og e-mail, indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver, fx navn, adresse, e-mail og telefonnummer, betalingsmåde m.m. Når du tilmelder dig som ny kunde ved at oprette en kundeprofil hos os digitalt på blandt andet messer, markeder og arrangementer, indsamler vi de samme oplysninger som beskrevet i pkt. 2.2. Hvis vi i særlige tilfælde har en fysisk blanket med, beder vi dig læse og underskrive, at du har læst vores persondatapolitik og godkender vores forretningsbetingelser. Derudover kan du give os en underskrift på, at du ønsker at tilmelde dig vores nyhedsbrev.
2.4.1 Formålet er, at vi kan varetage vores interesse i at besvare dine henvendelser, kommunikere med dig eller oprette dig som kunde på din anmodning.
2.4.2 Retsgrundlaget for behandlingen er dit aktive samtykke, Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra a, samt at kunne opfylde aftalen med dig, jf. Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra b.
2.5 Besøgende på Aarstidernes lokationer, herunder tv-overvågning
Vi behandler data om besøgende på vores lokationer. Vi foretager videoovervågning af udvalgte områder for at sikre Aarstidernes ejendom, systemer og faciliteter samt forhindre uautoriseret adgang til Aarstidernes lokaler. Aarstiderne udfører TV-overvågning af visse områder og det er afmærket, hvilke områder der TV-overvåges.
Behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af interesseafvejningsreglen (GDPR artikel 6(1)(f)). Behandling af optagelser fra TV-overvågning samt oplysninger fra nøglesystemet sker for at varetage Aarstidernes legitime interesse i at beskytte Aarstidernes fysiske område og etablere et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau samt forebygge og opdage kriminalitet.
I særlige tilfælde kan personoplysninger om strafbare forhold blive behandlet. Sådanne oplysninger behandles, hvis det er nødvendigt for at varetage en legitim interesse, og denne interesse overstiger den registreredes interesser (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3).
Vi opbevarer ikke persondata om besøgende på vores lokationer, medmindre der er et sagligt grundlag for det. Optagelser fra TV-overvågning slettes automatisk 30 dage efter optagelsesdatoen, medmindre der er identificeret en hændelse, der berettiger opbevaring af materialet i en længere periode.
2.6 Kreditvurdering
Når du som ny kunde foretager et køb til over 550 kr. uden at have valgt betalingsform, benytter vi dit navn og din adresse for at foretage en kreditvurdering af dig og tjekke, at den oplyste adresse er korrekt. Dette foretages ligeledes ved alle nye kunders køb for over 1.500 kr., selvom der er valgt betalingsform. Vi kontakter dig, hvis du ikke bliver vurderet kreditværdig.
2.6.1 Formålet er at varetage vores legitime interesse i at undgå tab på kunder samt hindre svindel og misbrug ifm. opfyldelse af vores indbyrdes aftale, herunder levering af de produkter, du har bestilt.
2.6.2 Retsgrundlaget for behandlingen er EU Databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1, litra f.
- MODTAGERE AF PERSONOPLYSNINGER
3.1 Dataansvarlige og databehandlere
En dataansvarlig har ansvaret for behandling af personoplysninger. En databehandler udfører behandling af personoplysningerne på vegne af den dataansvarlige.
Der skelnes mellem videregivelse og overladelse af data til tredjepart. En videregivelse af personoplysninger indebærer, at oplysningerne meddeles en tredjemand, som er selvstændig dataansvarlig for behandlingen af oplysningerne. En overladelse af personoplysninger indebærer, at den, som oplysningerne meddeles til, er databehandler og kun må behandle personoplysningerne på den dataansvarliges vegne og efter dennes instruks.
3.2 Videregivelse af personoplysninger
Oplysninger om dit navn, adresse, e-mail, telefonnummer samt ordrenummer og specifikke leveringsønsker videregives til vognmænd, der forestår leveringen af de købte varer til dig. Hvis en fødevare trækkes tilbage, informeres Fødevarestyrelsen om, hvilke kunder der har fået varen.
Desuden videregives dine personoplysninger også til udbydere af betalingsløsninger, hvis formål er at håndtere betalinger, som er selvstændig dataansvarlige for personoplysningerne.
Vælger du at foretage en anmeldelse af vores virksomhed eller produkter, bliver dine oplysninger videregivet til en ekstern samarbejdspartner, som bliver dataansvarlig for de oplysninger, du angiver derinde.
Der kan være tilfælde, hvor vi videregiver dine oplysninger til andre parter for at overholde lovgivningen eller efter myndighedskrav eller som led i en organisatorisk omstrukturering, sammenlægning, overdragelse eller salg.
3.3 Overladelse af personoplysninger
Dine personoplysninger overlades til eksterne samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne på vores vegne og efter vores instruks. Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til bl.a. kundeservice, udsendelse af nyhedsbreve, kreditvurdering, varetagelse af vores juridiske interesser, teknisk drift og forbedringer af vores Tjenester, din bedømmelse af vores virksomhed og produkter, forretningsanalyse samt målrettet markedsføring, herunder retargeting og telemarketing.
Disse virksomheder er databehandlere og behandler personoplysninger efter vores instruks og behandler data, som Aarstiderne er dataansvarlig for. Vi har ansvaret for, at dine personoplysninger behandles ordentligt, hvorfor vi stiller høje krav til vores databehandlere. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os og er underlagt fortrolighed om disse. Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlerne, der behandler personoplysninger på vores vegne.
3.3.1 Databehandlere i tredjelande
Flere af databehandlerne er etablerede i tredjelande. De fornødne garantier for overførsel af oplysninger til USA er sikret gennem standardkontraktbestemmelser (Standard Contractual Clauses, SCC), som er opbygget gennem moduler, der tilpasses efter overførselssituationen. For vores tilfælde vil overførsel ske på baggrund af modulerne dataansvarlig-til-databehandler eller databehandler-til-(under)databehandler. Ud over SCC laves en konkret vurdering af eventuelt supplerende sikkerhedsforanstaltninger, som sikrer en beskyttelse, der modsvarer kravene i Databeskyttelsesforordningen.
Personoplysninger kan overlades til databehandlere med underdatabehandlere i USA og Ukraine, hvor retsgrundlaget for overførslen er sikret gennem SCC.
- DINE RETTIGHEDER
4.1 Med henblik på at skabe åbenhed omkring behandlingen af dine oplysninger skal vi, som dataansvarlig, oplyse dig om dine rettigheder. Hvis du vil udøve retten til sletning eller indsigt, opfordres du til at henvende dig skriftligt til os via Aarstidernes persondata-formular.
Er du privatkunde, og vil du udøve én eller flere af dine øvrige rettigheder, opfordres du til at kontakte os via e-mail, hej@aarstiderne.com, eller telefon, +45 7026 0066. Er du erhvervskunde, og vil du udøve én eller flere af dine øvrige rettigheder, opfordres du til at kontakte os via e-mail, erhverv@aarstiderne.com, eller telefon, +45 7026 0064.
4.2 Ret til indsigt
Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om oplysning om, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål registreringen tjener, hvilke kategorier af personoplysninger og modtagere af oplysninger der evt. måtte være, samt oplysning om hvorfra oplysningerne stammer m.m. Du har ret til at få udleveret en kopi af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Hvis du ønsker en kopi af dine personoplysninger, skal du sende en skriftlig anmodning til Aarstidernes persondata-formular. Du kan blive bedt om at dokumentere, at du er den, du giver dig ud for at være.
4.3 Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Visse oplysninger har du selv mulighed for at korrigere via login til din brugerprofil. Hvis du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, som vi har registreret om dig, og du har brug for hjælp til at rette dem, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.
4.4 Ret til sletning
I visse tilfælde har du ret til at få alle eller visse af dine personoplysninger slettede af os, fx hvis du tilbagekalder dit samtykke, og vi ikke har et andet retsgrundlag for at fortsætte behandlingen. I det omfang en fortsat behandling af dine oplysninger er nødvendig, fx for at vi kan overholde vores retlige forpligtelser, eller for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger. Du kan anmode om sletning af dine personoplysninger via persondata-formularen.
4.5 Ret til at begrænse behandlingen til opbevaring
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, fx hvis du mener, at de oplysninger, vi behandler om dig, ikke er korrekte, at vi ikke har tilstrækkeligt retsgrundlag, eller i visse tilfælde hvor du har gjort indsigelse mod vores behandling. I så fald, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
4.6 Ret til dataportabilitet
Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger, som du selv har givet os, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig.
4.7 Ret til indsigelse
4.7.1 Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger – også med henblik på direkte markedsføring, herunder den profilering der foretages for at kunne målrette vores direkte markedsføring. Ønsker du at gøre indsigelse, bedes du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO), hvis kontaktoplysninger du kan finde nedenfor under pkt. 7.
4.7.2 Du har endvidere til enhver tid ret til af grunde, der vedrører din personlige situation, at gøre indsigelse mod den behandling af dine personoplysninger, som vi foretager på grundlag af vores legitime interesser. Vi stopper en sådan behandling, medmindre vi enten kan påvise legitime grunde for behandlingen, som tilsidesætter dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, eller hvor vi har brug for at behandle oplysningerne for at overholde en retlig forpligtelse.
4.8 Ret til at tilbagekalde samtykke
Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde et samtykke, du har givet os til en given behandling af personoplysninger, herunder tilmelding til vores nyhedsbrev. Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke, bedes du kontakte os på persondata-formularen.
4.9 Ret til at klage
Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, over vores behandling af dine personoplysninger. Klage kan indgives på e-mail, dt@datatilsynet.dk, eller telefon, +45 3319 3200.
4.10 Ret til at lade Datatilsynet udøve dine rettigheder
Du har til enhver tid ret til at lade Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, udøve dine rettigheder nævnt ovenfor ift. de kompetente myndigheders afgørelser om undladelse, udsættelse, begrænsning eller nægtelse. Du kan kontakte Datatilsynet via e-mail, dt@datatilsynet.dk, eller telefon, +45 3319 3200.
- SLETNING AF PERSONDATA
5.1 Oplysninger indsamlet om din brug af vores Tjenester, jf. pkt. 2.1, slettes senest, når du ikke har gjort brug af nogle af vores Tjenester i 1 år.
5.2 Hvis du stopper med at handle hos os, sletter vi automatisk dine kontaktoplysninger, dvs. din e-mail og dit telefonnummer, 3 år efter udløbet af det kalenderår, hvori du har foretaget dit sidste køb, medmindre du anmoder om at få slettet dine oplysninger tidligere. Hvis du sidst har handlet hos os i 2020, sletter vi dine kontaktoplysninger senest i udgangen af 2023. For at opfylde bogføringslovens krav, opbevarer vi oplysninger, der relaterer sig til dit køb, i 5 år efter udløbet af det kalenderår, hvor du foretog dit sidste køb. Hvis du sidst har handlet hos os i 2020, sletter vi dine købsoplysninger senest i udgangen af 2025. Oplysninger, som vi opbevarer for at opfylde bogføringslovens krav, kan ikke slettes tidligere. Oplysninger kan dog gemmes i længere tid, hvis vi har et legitimt behov for længere opbevaring, fx hvis det er nødvendigt, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller hvis opbevaring er nødvendig, for at vi kan opfylde lovkrav.
5.3 Oplysninger indsamlet i forbindelse med din tilmelding til vores nyhedsbrev, jf. pkt. 2.3, slettes, når dit samtykke til nyhedsbrev trækkes tilbage, medmindre vi har et andet grundlag for behandling af oplysningerne. Dokumentation for dit samtykke vil vi dog gemme i to år, så vi kan bevise, at vi ikke har sendt direkte markedsføring uden gyldigt samtykke, jf. Forbrugerombudsmandens spamvejledning afsnit 11.3.
- SIKKERHED
6.1 Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
6.2 Kun medarbejdere, der har et reelt behov for at få adgang til dine personoplysninger for at udføre deres arbejde, har adgang til disse.
- KONTAKTOPLYSNINGER
7.1 Aarstiderne A/S er dataansvarlig for de persondata, som indsamles via Tjenesterne eller i øvrigt som beskrevet i denne Persondatapolitik.
7.2 Ønsker du at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder beskrevet i pkt. 4, kan du kontakte:
Aarstiderne A/S
Barritskovvej 34, 7150 Barrit
Telefonnummer: +45 7026 0066
Aarstidernes persondata-formular
Hvis du har spørgsmål til ovenstående information om de personoplysninger, vi behandler om dig, ønsker nærmere oplysninger om databeskyttelsesreglerne, eller ønsker vejledning om dine rettigheder ift. Aarstidernes behandling af personoplysninger, bedes du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO).
Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Eva Alstrup Torp Appelt, Økonomidirektør
E-mail: eta@aarstiderne.com
- ÆNDRINGER I PERSONDATAPOLITIKKEN
8.1 Vi kan ændre denne persondatapolitik og forbeholder os ret til dette, da vi således sikrer, at vi behandler dine personoplysninger korrekt.
- VERSIONER
9.1 Dette er version 5 af Aarstidernes persondatapolitik dateret den 9. juli 2024.
